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Sistema visual de proyectos para tomar el control

La mayoría de freelancers tenemos varios proyectos, ya sean propios o de clientes y a veces cuesta tener todo ordenado a simple vista. Por este motivo he creado un nuevo sistema visual de proyectos para mi trabajo que te explicaré detenidamente en este programa.

Si te interesa la productividad, te recomiendo pasarte por este capítulo anterior del podcast en el que también te hablo de este tema, concretamente de productividad consciente.

Te explico mi sistema visual de proyectos

El patrocinador de nuestro podcast de hoy es Xolo, la primera gestoría 100% digital enfocada en freelancers. 

¿Te pasa alguna vez que te pones a hacer checklists y checklists y llega un punto en el que ya no tienes claro por donde vas?

A todos nos ha pasado alguna vez: a mí me pasaba. Y por eso he creado mi propio sistema de organización.

En el día a día yo me organizo el tiempo con time blocking pero, cuando tengo varios proyectos con subtareas y subtareas dentro… llega el drama y es donde empiezas a perderte dentro de tus propias listas.

Para organizarme yo uso el programa Notion, que es un sistema muy flexible. Tiene plantillas y puedes personalizarlo según tus necesidades. 

Existen muchos tutoriales para aprender a manejar Notion, pero yo te recomiendo que busques a Elena, de Aprende Notion

Para qué creé mi propio sistema visual de proyectos

Mi problema era que quería ver de forma muy visual cuánto dura y cómo voy de tiempo en cada parte de mis proyectos.

Para ello he creado un timeline dentro de Notion, lo cual me permite tener a la vista en todo momento cómo llevo cada proyecto.

Tengo mi lista de tareas, una columna de estado y otra para especificar de qué proyecto es cada tarea.

Dentro de Notion tenemos la opción de verlo por días, semanas, meses… En mi caso uso la vista por mes.

Luego, dentro de cada tarea, yo me creo una checklist. De esta forma no se me olvida nada de lo que tengo que hacer para cada paso que tengo que seguir.

Así tengo una línea de tiempo en la que veo en general y dentro cada tarea las mini-tareas que tengo que realizar.

Así, en función de cómo vaya cada estado, organizo mi time blocking para cada día.

Este nuevo sistema visual de proyectos me ayuda a planificar a largo plazo

Crear esta vista por meses me ha hecho mucho más sencillo poder planificar a largo plazo, ya que, si tengo un proyecto grande, puedo de un vistazo saber cuándo voy a estar trabajando en él y si coincide con otros trabajos.

Antes utilizaba el modelo Scrum (como el típico Trello), para ver qué tareas tenía pendientes, en proceso, terminadas, etc. De esta forma no era capaz de visualizarlo en el tiempo. Y gracias a este método que te estoy contando he encontrado la solución que necesitaba.

Además, esta herramienta te deja compartir con otros miembros de tu equipo o colaboradores, asignar tareas, dejar comentarios…

Sin duda, a mí me ha aligerado mucho el proceso de trabajo.

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